Jak wybrać firmę tworzącą oprogramowanie do swojego projektu (12 wskazówek)

Odpowiedni stos technologiczny to tylko połowa sukcesu, jeśli chodzi o zapewnienie powodzenia projektu. Każdy jego element jest wysokiej jakości komponentem, z którego można zbudować oprogramowanie, a firma tworząca oprogramowanie jest wykonawcą, który ma umiejętności, by połączyć te elementy w działającą całość. Sam proces wyboru odpowiedniego wykonawcy bywa trudny. Na co zwrócić uwagę wśród setek software house’ów na rynku, gdzie zlecić projekt i jak przeprowadzić ten proces skutecznie?

W tym artykule znajdziesz praktyczne wskazówki, jak wybrać odpowiednią firmę tworzącą oprogramowanie do swojego projektu. Nie ma znaczenia, czy masz już za sobą decyzję o outsourcingu, czy dopiero rozważasz dostępne opcje — z tej listy kontrolnej możesz skorzystać, oceniając niemal każdy typ dostawcy. Czytaj dalej i podejmij w pełni świadomą decyzję.

1. Sprawdź ich dotychczasowe realizacje

Zacznij ocenę od sprawdzenia firmy w internecie. Przejrzyj jej stronę i poszukaj doświadczenia w tworzeniu aplikacji podobnych do tej, której potrzebujesz. Jeśli ma portfolio, poświęć czas na jego analizę — skup się na jakości wykonanej pracy i jakości działania produktów, które dostarczyła. Zwróć też uwagę na case studies i opinie klientów, które publikuje; mówią więcej niż dowolny tekst marketingowy.

Zewnętrzne platformy, takie jak Clutch to przydatne, niezależne źródła — jeśli software house tam widnieje, ma w serwisie zweryfikowane opinie od byłych klientów. Warto też pobrać prezentację firmy, żeby przed pierwszą rozmową zyskać pełny obraz jej oferty.

2. Weź pod uwagę nearshoring lub offshoring

Choć wiele projektów można z powodzeniem zrealizować niezależnie od tego, gdzie działa firma tworząca oprogramowanie, lokalizacja czasem ma znaczenie — szczególnie gdy w grę wchodzą konkretne potrzeby biznesowe albo wymagania projektowe.

Jeśli działasz w takich miastach jak Berlin czy Londyn, zatrudnianie developerów in-house wiąże się ze znacznie wyższymi kosztami niż outsourcing do zespołu w Europie Wschodniej, a czasem jest po prostu niemożliwe z powodu niedoboru talentów. Dlatego nearshoring stał się tak powszechny. Polska stała się wiodącym hubem tworzenia oprogramowania dla Wielkiej Brytanii, Szwajcarii i Stanów Zjednoczonych.

W przypadku offshoringu różnice czasowe mogą utrudniać komunikację w czasie rzeczywistym i szybkie poprawki. Z drugiej strony firmy offshoringowe często są w stanie dostarczyć wysoką jakość przy niższym koszcie, a wiele typów projektów nie wymaga stałej interakcji w czasie rzeczywistym. Przy nearshoringu komunikacja pozostaje prosta — co ma największe znaczenie przy dużych aplikacjach wymagających bieżącego utrzymania.

Możliwa jest też współpraca z firmą w twoim kraju:

• Onshoring — zatrudnienie firmy tworzącej oprogramowanie w tym samym kraju

• Offshoring — outsourcing do firmy działającej w innym kraju, zwykle na innym kontynencie

• Nearshoring — współpraca z firmą tworzącą oprogramowanie w pobliskim kraju

3. Porównaj oferty

Gdy trafiasz na niższe stawki, naturalnie bierzesz pod uwagę tańszą opcję. I czasem rzeczywiście można znaleźć wysoką jakość tworzenia oprogramowania w konkurencyjnej cenie. Ale weź pod uwagę to:

Przykładowe stawki developerów:

• Software house A: 40 USD/godz. — 5 godzin na wykonanie zadania = 200 USD

• Software house B: 50 USD/godz. — 4 godziny na wykonanie zadania = 200 USD

Niższa stawka nie zawsze oznacza niższy całkowity koszt. 

Developerzy z software house’u B wykonują to samo zadanie o 20% szybciej, a twój budżet pozostaje taki sam. Pomnóż to przez cały projekt, a „tańsza” opcja często okazuje się droższa pod względem czasu realizacji. Uważaj na firmy, których stawki wydają się podejrzanie niskie albo które mają skromne doświadczenie. 

Szukaj dobrego balansu między ceną a jakością, zamiast optymalizować tylko jeden z tych skrajnych wariantów.

4. Oceń pulę dostępnych talentów

Zapytaj o dostępność doświadczonych developerów w konkretnej dziedzinie lub technologii, których wymaga twój projekt — czy chodzi o aplikacje webowe, mobilne, e-commerce, IoT czy coś innego.

Możesz poprosić o zanonimizowane CV odpowiednich developerów oraz listę projektów, które zrealizowali, a także zapytać wprost, ile lat doświadczenia mają w danej technologii. Powierzenie projektu developerom z dużym doświadczeniem w podobnych realizacjach to jeden z najmocniejszych wskaźników powodzenia.

5. Zapytaj o strukturę zespołu

Zapytaj o skład zespołu odpowiedzialnego za twój projekt. Czy obejmuje project managerów, specjalistów QA i account managerów? Ważne jest, by rozumieć, jak dużo codziennego nadzoru będziesz musiał zapewnić i na ile zespół potrafi działać samodzielnie.

Project managerowie są łącznikiem między tobą a resztą zespołu. Pilnują, by prace postępowały we właściwym kierunku, i odpowiednio wcześnie sygnalizują problemy. Dobre agencje idą o krok dalej i oferują dedykowanych customer success managerów, którzy dbają o twoje interesy i proaktywnie zajmują się problemami. Account managerowie pozostają twoim głównym punktem kontaktu przez cały okres współpracy.

Dobrze zorganizowany zespół z jasno określonymi rolami to mocny sygnał, że proces dostarczania jest uporządkowany i efektywny.

Zapytaj, czy zespół korzysta z narzędzi do planowania i monitorowania postępów. Platformy takie jak Jira, Trello, lub Redmine pozwalają wszystkim być na bieżąco i zapewniają przejrzystość co do tego, nad czym trwają prace, ile to zajmuje i za co dokładnie płacisz.

Niektóre agencje oferują wsparcie analityków biznesowych w ramach dodatkowej fazy product discovery, podczas której możesz ocenić potencjał swojego pomysłu i porównać go z podobnymi produktami już obecnymi na rynku. Firmy, które inwestują w fazę discovery, rzeczywiście inwestują w zrozumienie twoich celów biznesowych, a nie tylko w realizację specyfikacji. Jeśli trafisz na agencję, która tak pracuje, to dobry znak.

6. Dowiedz się, jak wygląda komunikacja

Komunikacja jest fundamentem dobrej współpracy i satysfakcjonującego efektu. Od pierwszego kontaktu powinna być jasna i sprawna.

Zarówno ty, jak i twój project manager powinniście móc komunikować się jasno i skutecznie. Problem pojawia się wtedy, gdy żargon techniczny sprawia, że nie jesteś w stanie zrozumieć, co się dzieje. Twój PM powinien też szybko informować cię o wszelkich opóźnieniach lub problemach, które mogą wpłynąć na harmonogram projektu.

Sprawdź, na ile agencja jest wobec ciebie transparentna. Czy masz dostęp do wspólnego kanału na Slacku z pełną komunikacją projektową, czy dostajesz tylko wybrane aktualizacje mailowe?

7. Sprawdź podejście do realizacji projektu

Zapytaj, czy oceniana przez ciebie agencja korzysta ze sprawdzonej metodyki tworzenia oprogramowania, takiej jak SCRUM lub innych podejść Agile. Niektóre agencje działają bez żadnego uporządkowanego procesu, a to sygnał ostrzegawczy.

W SCRUM praca jest dzielona na sprinty — krótkie, tygodniowe lub dwutygodniowe etapy tworzenia oprogramowania. Klienci są członkami zespołu, a nie obserwatorami: na koniec każdego sprintu są zapraszani do przeglądu postępów i przekazania informacji zwrotnej. W Monterail klient zawsze bierze udział w cotygodniowych spotkaniach.

SCRUM daje też dwie praktyczne korzyści biznesowe:

• Przejrzystość budżetu — na każdym etapie dokładnie widać, co zostało dostarczone i za co płacisz

• Komunikacja — aktywnie uczestniczysz w tworzeniu swojego produktu i możesz zgłaszać zmiany, zanim przerodzą się one w większe problemy

8. Zapytaj o praktyki związane z tworzeniem oprogramowania

Jeśli nie tworzysz małej aplikacji dla ograniczonego grona odbiorców, upewnij się, że agencja potrafi budować skalowalne aplikacje. Istnieją technologie i architektury, które dobrze radzą sobie z rosnącą liczbą użytkowników i coraz większym ruchem. Zapytaj o to wprost.

Przyjrzyj się też procesowi tworzenia oprogramowania. Dobra agencja zwykle zaczyna od wstępnej wyceny opartej na twoich potrzebach biznesowych, grupie docelowej, harmonogramie i budżecie. Pełna wycena pojawia się po szczegółowej sesji określania zakresu.

Określanie zakresu odbywa się podczas warsztatów discovery, w trakcie których wspólnie ustalacie kamienie milowe projektu, plan działania oraz uzgodniony harmonogram i budżet — zarówno w wariancie optymistycznym, jak i ostrożnym, żeby można było przygotować się na nieprzewidziane sytuacje. Jeśli agencja kwestionuje twoje założenia albo proponuje alternatywne rozwiązania, zamiast po prostu zgadzać się ze wszystkim, co mówisz, to dobry znak. Płacisz za ich doświadczenie.

9. Pomyśl o przyszłym utrzymaniu i wsparciu

To szczególnie ważne w przypadku dużych projektów, które wymagają stałego utrzymania, by działały niezawodnie i radziły sobie ze skokami ruchu. Deweloperzy, którzy zbudowali twój projekt, znają go najlepiej — to najlepszy wybór do utrzymania po wdrożeniu. Przed podpisaniem umowy zapytaj, czy agencja wyraźnie oferuje taką usługę.

10. Zapytaj o testowanie

Stworzenie oprogramowania całkowicie pozbawionego błędów nie jest możliwe, ale dokładne testowanie w trakcie tworzenia pozwala wcześnie wykrywać błędy i nie dopuszczać do tego, by trafiały na produkcję. Zapytaj, czy wybrana przez ciebie agencja ma na pokładzie specjalistów QA i jak wygląda ich proces testowania. Zespół bez zdefiniowanego procesu QA to ryzyko.

11. Szukaj dopasowania kulturowego

Dopasowanie kulturowe trudno zweryfikować, ale jest ważne. Gdzie warto zajrzeć:

Przejrzyj stronę internetową i blog agencji, żeby sprawdzić, czy jasno komunikuje swoje wartości i misję. Wartości, które są spisane i regularnie przywoływane, zwykle realnie wpływają na sposób działania. Zobacz też ich media społecznościowe, by zrozumieć, jakie treści uznają za warte udostępniania i jak prezentują się publicznie. Czytanie opinii pracowników i klientów na zewnętrznych platformach również może ujawnić schematy, których nie widać na oficjalnej stronie.

12. Dokładnie sprawdź środki bezpieczeństwa

Zapytaj, jak będzie zarządzana i zabezpieczana twoja własność intelektualna oraz jakie środki bezpieczeństwa są stosowane w komunikacji i podczas tworzenia oprogramowania. Czy dostęp do każdej platformy i środowiska jest chroniony? Czy zespół korzysta z dedykowanego menedżera haseł — narzędzia takie jak 1Password lub Bitwarden to dobre opcje do bezpiecznego przechowywania i zarządzania danymi uwierzytelniającymi. Czy ich praktyki tworzenia oprogramowania są zgodne z RODO?

Bezpieczeństwo musi być traktowane priorytetowo zarówno podczas tworzenia oprogramowania, jak i po wdrożeniu.

Jak naprawdę wygląda długoterminowe partnerstwo

Powyższe 12 kryteriów pomaga ocenić potencjalnego partnera. Jednak ocena długoterminowej współpracy to coś innego niż ocena dostawcy projektu.

Relacja Monterail z Cooleaf najlepiej pokazuje, jak w praktyce wygląda długoterminowa współpraca. Ta współpraca trwa od 2013 roku — 13 lat — i obejmowała stworzenie początkowego MVP, wsparcie przy trzech zmianach modelu biznesowego oraz skalowanie platformy do 110 000 aktywnych użytkowników, 103 organizacji i 6 regionów. W 2024 roku Cooleaf zostało przejęte przez ITA Group, częściowo dzięki skali i stabilności platformy. Taki efekt jest możliwy tylko wtedy, gdy partner odpowiedzialny za tworzenie oprogramowania naprawdę rozumie kontekst biznesowy produktu, a nie tylko jego wymagania techniczne.

Jeśli planujesz długoterminową współpracę z partnerem odpowiedzialnym za tworzenie oprogramowania, szukaj agencji, która odpowie zarówno na twoje obecne, jak i przyszłe potrzeby, otwarcie komunikuje się od pierwszej rozmowy, a jej zespół będzie konstruktywnie podważał twoje założenia, zamiast po prostu realizować to, o co prosisz.